Работа с персональными данными

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора УП ЖКХ

Шумилинского района

№ 219 от 25.09.2023

ПОЛИТИКА ОПЕРАТОРА

в отношении обработки

персональных данных

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) подготовлена во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных в унитарном предприятии жилищно-коммунального хозяйства Шумилинского района (далее – УП ЖКХ) основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов, обрабатываемых в УП ЖКХ, функции при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые требования к защите персональных данных.

2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов в области персональных данных.

3. Целью настоящей Политики является обеспечение надлежащей защиты персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, соблюдения прав и свобод гражданина при обработке его персональных данных, в том числе обеспечение защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. 

4. Для целей Политики используются термины и определения, применяемые в Законе о защите персональных данных, Законе об информации, информатизации и защите информации, а также следующий термин:

Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

5. Политика определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Республики Беларусь;

Трудовой кодекс Республики Беларусь;

Закон Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон);

Закон Республики Беларусь от 21 июля 2008 г. № 418-З «О регистре населения»;

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

иными нормативными правовыми актами и нормативными документами уполномоченных органов государственной власти.

ГЛАВА 2

ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6. УП ЖКХ, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников УП ЖКХ и других субъектов персональных данных, не состоящих с УП ЖКХ в трудовых отношениях. 

7. Обработка персональных данных в УП ЖКХ осуществляется на основе следующих принципов:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами. Субъект персональных данных дает согласие на обработку персональных данных на неопределенный срок, если иное не предусмотрено законодательством;

персональные данные ограничиваются достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

при обработке персональных данных обеспечивается их точность, достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям обработки;  

обработка персональных данных носит прозрачный характер. В этих целях субъекту персональных данных и в случаях, предусмотренных Законом, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством.

8. Персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством. 

9. Целями обработки УП ЖКХ персональных данных являются:

обеспечение соблюдения Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов, локальных правовых актов УП ЖКХ;

осуществление функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством на УП ЖКХ;

ведение кадровой работы и организация учета работников УП ЖКХ, в том числе привлечение и отбор кандидатов для работы в УП ЖКХ;

осуществление административных процедур;

ведение индивидуального (персонифицированного) учета  застрахованных лиц;

ведение воинского учета;

ведение бухгалтерского учета;

начисление и перечисление заработной платы, начисление и выплата пособий;

заполнение и передача в государственные органы  и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

обработка персональных данных в целях назначения пенсий;

осуществление хозяйственной деятельности; 

подготовка, заключение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами;

обеспечение пропускного режима;

рассмотрение обращений;

формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности УП ЖКХ;

выполнение иных обязанностей (полномочий), предусмотренных  законодательными актами.

ГЛАВА 3

КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ И ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

10. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

кандидатуры на работу, работники УП ЖКХ, в том числе бывшие работники, их супруги и близкие родственники;

лица, являющиеся кандидатурами в резерв руководящих кадров;

лица, не являющиеся работниками УП ЖКХ, при обработке наградных документов УП ЖКХ;

студенты, прибывшие в УП ЖКХ на практику;

посетители УП ЖКХ;

граждане подавшие (подающие) обращения;

граждане, обратившиеся за (обращающиеся) осуществлением административной процедуры;

лица, предоставившие персональные данные УП ЖКХ иным путем. 

 11. Перечень персональных данных, обрабатываемых в УП ЖКХ, определяется в соответствии с законодательством и локальными правовыми актами УП ЖКХ с учетом целей обработки персональных данных, указанных в главе 2 Политики.

12. Оператор обрабатывает специальные персональные данные только при условии согласия субъекта персональных данных либо без согласия в случаях, предусмотренных законодательством.  

ГЛАВА 4

ФУНКЦИИ УП ЖКХ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, УСЛОВИЯ И СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

13. УП ЖКХ при осуществлении обработки персональных данных:

принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства и локальных правовых актов в области персональных данных;

принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных;

размещает на официальном сайте УП ЖКХ (раздел экономика страница ЖКХ) в глобальной компьютерной сети Интернет настоящую Политику и обеспечивает неограниченный доступ к ней;

прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством в области персональных данных;  

совершает иные действия, предусмотренные законодательством в области персональных данных.

14. УП ЖКХ без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством.

15. УП ЖКХ вправе поручить обработку персональных данных от имени УП ЖКХ или в его интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора с учетом требований законодательства о защите персональных данных.

16. Доступ к обрабатываемым в УП ЖКХ персональным данным разрешается только работникам УП ЖКХ в соответствии с должностными обязанностями.

17. Обработка персональных данных в УП ЖКХ осуществляется следующими способами:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).

ГЛАВА 5

ПРАВА  И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, МЕРЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА ПРИ ОБРАБОТКЕ

ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

18. Субъект персональных данных имеет право:

отзывать согласие на обработку персональных данных;

получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, и изменять персональные данные;

требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;

обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия (бездействия) Оператора, связанные с обработкой его персональных данных;

получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам на условиях определенных Законом;

осуществления иных прав, предусмотренных законодательством Республики Беларусь. 

19. Для получения информации, касающейся обработки своих персональных данных, субъект персональных данных подает Оператору заявление в письменной форме, с предъявлением документа, удостоверяющего личность, либо в виде электронного документа.  

Заявление должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

20. Оператор обязан в течение пяти рабочих дней после получения соответствующего заявления субъекта персональных данных, если иной срок не установлен законодательными актами, предоставить ему в доступной форме информацию, указанную в пункте 19, либо уведомить его о причинах отказа в ее предоставлении. Предоставляется такая информация субъекту персональных данных бесплатно, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

21. Ответ на заявление направляется субъекту персональных данных в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.

22. Субъект персональных данных обязан:

предоставлять Оператору достоверные сведения о себе;

сообщать Оператору об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных. Лица, передавшие Оператору недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с  законодательством Республики Беларусь.  

23. Меры для обеспечения выполнения УП ЖКХ обязанностей оператора, предусмотренных законодательством в области персональных данных, включают:

предоставление субъектам персональных данных необходимой информации до получения их согласий на обработку персональных данных;

разъяснение субъектам персональных данных их прав, связанных с обработкой персональных данных;

получение письменных согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

назначение лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в УП ЖКХ;

издание документов, определяющих политику УП ЖКХ в отношении обработки персональных данных;

ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных в УП ЖКХ, с положениями законодательства о персональных данных;

установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);

осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;

обеспечение неограниченного доступа, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику УП ЖКХ в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки;

прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;

незамедлительное уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;

осуществление изменения, блокирования, удаления недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных;

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;

осуществление хранения персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

24. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными правовыми актами УП ЖКХ, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных УП ЖКХ (при необходимости).

ГЛАВА 6

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И

ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ УП ЖКХА В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

25. Контроль   за соблюдением работниками УП ЖКХ законодательства и локальных правовых актов УП ЖКХ в области персональных данных осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных законодательству, локальным правовым актам УП ЖКХ в области персональных данных. А также принятия мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.

26. Внутренний контроль за соблюдением работниками УП ЖКХ законодательства и локальных правовых актов УП ЖКХ в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, назначенным приказом директора УП ЖКХ.

27. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства и локальных нормативных актов УП ЖКХ в области персональных данных работниками УП ЖКХ, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в УП ЖКХ, возлагается на руководителя.

ГЛАВА 7

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

28. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Законом.

 29. Безопасность персональных данных, обрабатываемых Оператором, обеспечивается по средствам реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объеме требований законодательства в области защиты персональных данных.

30. Настоящая Политика вступает в силу со дня ее утверждения.  

31. Оператор имеет право изменять настоящую Политику в одностороннем порядке без предварительного согласования и последующего уведомления субъекта персональных данных.

32. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством.